Zur Erfüllung unserer Transparenz- und Informationspflichten informieren wir Sie als unseren Kunden, Vertragspartner, Dienstleister oder Interessenten mit diesem Dokument über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Basys GmbH und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

Die Basys Gesellschaft für Anwender- und Systemsoftware mbH

Am Weichselgarten 4
91058 Erlangen

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ist Verantwortlicher im Sinne der EU Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“).

Kontaktieren Sie bitte unseren Datenschutzbeauftragten

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zu allen mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahr­nehm­ung Ihrer Rechte gemäß der DSGVO im Zusammen­hang stehenden Fragen.

Im Rahmen des Vertragsverhältnisses und für die Vertragsanbahnung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• Kontaktdaten (insbesondere Vor- / Nachnamen der aktuellen und gegebenenfalls bisherigen Ansprechpartner sowie Namenszusätze, Firmenname und Anschrift unseres Interessenten / Vertragspartners / Kunden (des Arbeitgebers), Telefonnummer mit Durchwahl, Faxnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse)
• Berufsbezogene Daten (etwa Funktion im Unternehmen, Abteilung)
• Aufzeichnungen zur Kommunikation mit Ihnen, etwa Briefe, E-Mails und zu Ergebnissen von persönlichen Treffen beziehungsweise von Telefongesprächen (keine Aufzeichnung des Gesprächs selbst)

Ihre personenbezogenen Daten erhalten wir grundsätzlich von Ihnen im Rahmen der Ver­trags­an­bahn­ung oder während des laufenden Vertrags­verhältnisses. Auch über unsere Internetseiten können wir Ihre Daten erhalten, sofern Sie dort aktiv sind. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte unserer Datenschutzerklärung für unsere Internetseiten unter https://www.develop-group.de/software-services/datenschutzerklaerung.

Ausnahmsweise werden in bestimmten Konstellationen Ihre personenbezogenen Daten auch aus anderen, öffentlich zugänglichen, Quellen wie Print- und Onlinemedien, sowie auf Fachmessen oder bei ähnlichen Veranstaltungen bezogen.

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden die jeweils aktuellen Bestimmungen der DSGVO, des BDSG und sonstiger einschlägiger rechtlicher Bestimmungen stets eingehalten.

Ihre personenbezogenen Daten werden nach Ihrer Einwilligung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (beispielsweise zur Bedarfsabfrage, der Erstellung von Angeboten oder Empfehlungen für Dienstleistungen) besonders im Rahmen der Direktwerbung durch Versand von Werbemails oder Anrufen verarbeitet.

Ihre Einwilligung in eine Datenverarbeitung kann selbstverständlich eine daten­schutz­rechtliche Erlaubnisvorschrift darstellen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO). Vor Erteilung klären wir Sie über den Zweck der Datenverarbeitung und über Ihr Wider­rufsrecht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO auf. Sollte sich die Einwilligung auch auf die Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten gemäß Art. 9 DSGVO beziehen, werden wir Sie vorab ausdrücklich darauf hinweisen.

Ihre personenbezogenen Kontaktdaten, die wir mit Abschluss eines Vertrags erhalten, können wir zur Vertragsdurchführung sowie zum Zwecke der Direktwerbung nutzen, also auch für den Versand von Werbemails oder Anrufen, ohne dass es einer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung Ihrerseits bedarf. Als Teil unserer Vertrags­beziehungen können wir Ihnen auf diese Weise ähnliche Dienstleistungen empfehlen, die für Sie von Interesse sein könnten (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG). Dabei berücksichtigen wir Erkenntnisse und Erfahrungen aus den bisherigen Geschäftsbeziehungen mit Ihnen.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer Kontaktdaten für Werbezwecke gemäß Ziffer 9.3 zu widersprechen.

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Erfüllung vertraglicher Pflichten, zum Beispiel zur Durchführung unserer Dienstleistungen oder zur Bestell- / Auftrags- / Zahlungs­abwicklung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO).

Für die Begründung, Durchführung oder Beendigung von Schuldverhältnissen, insbesondere von Anmeldungen, Bestellungen oder Buchungen, kann es im Rahmen Ihrer Tätigkeit für uns notwendig sein, dass Ihnen von uns ein E-Mailkonto für externes (Dienstleistungs-)Personal zur Verfügung gestellt wird. Wir verwenden Ihre personen­bezogenen Daten zur Einrichtung, zum Betrieb und für die technische Administration.

Die Datenverarbeitung kann auch die Wahrung unserer berechtigten Interessen bezwecken (Gewährleistung der IT-Sicherheit, Prüfung von Bonitäts- / Ausfallrisiken, Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, Verteidigung bei rechtlichen Ausein­ander­setzungen, …).

Auch wenn eine rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung (etwa aufgrund steuer­rechtlicher Vorgaben) besteht, verarbeiten wir Ihre Daten (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO).

Zur Aufdeckung von Straftaten werden Ihre personenbezogenen Daten nur unter den Voraussetzungen des Art. 10 DSGVO verarbeitet.

Personenbezogenen Daten werden in der Regel für die Dauer unserer gemeinsamen Geschäftsbeziehung (einschließlich Anbahnung und Abwicklung) mit Ihnen verarbeitet. Sobald Ihre Daten für diesen oder die anderen, in Ziffer 5 genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, beziehungsweise wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, werden sie durch uns gelöscht. Eine Aufbewahrung der Daten darüber hinaus, insbesondere über das Bestehen des Vertragsverhältnisses hinaus, erfolgt nur in den Fällen, in denen wir hierzu verpflichtet oder berechtigt sind.

Vorschriften, die uns zur Aufbewahrung verpflichten, finden sich beispielsweise im Handelsgesetzbuch oder in der Abgabenordnung. Daraus kann sich eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren ergeben. Berechtigt können wir beispielsweise aufgrund unseres Vertrages oder gemäß Art. 18 DSGVO sein. Zudem sind gesetzliche Verjährungsfristen zu beachten.

In unserer Unternehmensgruppe sorgen wir im Rahmen der Datensparsamkeit dafür, dass nur die Abteilungen und Personen Ihre Daten und nur diejenigen Daten erhalten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Die Basys Gesellschaft für Anwender - und Systemsoftware mbH gehört zu einer Unternehmensgruppe. Diese besteht derzeit aus der develop group Holding AG sowie den mit ihr verbundenen Unternehmen Basys Gesellschaft für Anwender - und Systemsoftware mbH, Sigma Gesellschaft für Systementwicklung und Daten­verarbeitung mbH und develop group Gebäudeverwaltungs GmbH.

Innerhalb der Unternehmensgruppe kann ein Datenaustausch stattfinden, insbe­sondere hinsichtlich Verwaltung (wie Buchhaltung, Bilanzierung, Fakturierung und dergleichen), Marketing und Vertrieb. Den datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechend bestehen zwischen allen Unternehmen der Unternehmensgruppe gültige Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

In manchen Fällen können externe Dienstleister (Steuer- / Rechtsberater) unsere Fachabteilungen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben unterstützen.

Mit allen Dienstleistern (Auftragsverarbeitern) wird das notwendige daten­schutzrechtliche Vertragswerk abgeschlossen.

Eine Übermittlung erfolgt gegebenenfalls in gesetzlich vorgesehenen Fällen an bestimmte öffentliche Stellen, wie Finanzbehörden, unter Umständen auch Strafverfolgungs- oder Zollbehörden.

Eine Datenübermittlung an Dritte erfolgt ansonsten nicht.

Sofern Sie sich per E-Mail an uns wenden, werden wir die in der E-Mail mitgeteilten personenbezogenen Daten allein zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeiten.

Durch die Verwendung von E-Mails erklären Sie sich damit einverstanden, dass der Verantwortliche Daten und Dokumente im Zusammenhang mit der vertraglichen Beziehung per unverschlüsselter E-Mail an Ihre E-Mail-Adresse versenden darf. 

Ihre Einwilligung erfolgt mit dem Wissen, dass die Ihnen zugesandten E-Mails personenbezogene Daten enthalten können und dass mit dem Versand solch unverschlüsselter E-Mails mögliche Risiken verbunden sind, etwa die unbefugte Kenntnisnahme des Inhalts, Erstellung von Kopien, Veränderung oder Löschung der E-Mail. Sollten Sie diesen Weg der Kontaktaufnahme nicht (mehr) wünschen, können Sie uns dies gerne und jederzeit mitteilen. Für die Möglichkeit der Verschlüsselung von E-Mails können Sie sich gern mit uns in Verbindung setzen.

Ihre Rechte als betroffene Person sind in den Art. 15 - 22 DSGVO normiert.

Dies umfasst:

• Das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten gemäß Ziffer 2.

Ihre Rechte im Einzelnen:

9.1. Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie Zugang zu Ihren personen­be­zogenen Daten zu erhalten und / oder Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten personenbezogenen Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer, mit ein.

Stellen Sie Ihren Antrag auf Auskunft elektronisch, stellen wir die Informationen in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung.

9.2. Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender, unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht auf Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung.

9.3. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechts­ansprüchen.

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nach­weisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, haben Sie das Recht, ohne Angabe von Gründen zu wider­sprechen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

9.4. Einwilligung, Widerrufsrecht

Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Hierzu können Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit unter den oben genannten Daten kontaktieren.

9.5. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass die Sie betreffenden, personen­bezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden. Wir sind verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Ihre personen­bezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
• Sie legen gemäß obiger Ziffer 9.3. Widerspruch gegen die Verarbeitung ein, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor.
• Sie widerrufen gemäß obiger Ziffer 9.4. Ihre eventuell vorliegende Einwilligung zur Verarbeitung, und es liegt keine anderweitige Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung vor.
• Ihre personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Recht der Europäischen Union oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen.

Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erfordert.
• Zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

9.6. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

• Die Richtigkeit personenbezogener Daten wird von Ihnen bestritten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu überprüfen.
• Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, und Sie lehnen die Löschung der personen­bezogenen Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten.
• Wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, Sie benötigen Ihre personenbezogenen Daten jedoch zur Geltend­machung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, oder
• Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß obiger Ziffer 9.3. eingelegt, solange noch nicht feststeht, ob unsere oder Ihre berechtigten Gründe überwiegen.

Wurde die Verarbeitung gemäß eben genannter Voraussetzungen eingeschränkt, so dürfen diese personenbezogenen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Haben Sie eine Einschränkung der Verarbeitung erwirkt, werden wir Sie unterrichten, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

Ihnen steht ein Beschwerderecht an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nur statt, soweit dies zur Durchführung des Vertrags­verhältnisses erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist, im Rahmen einer Auftragsverarbeitung oder wenn Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt haben. 

Jedoch erfolgt die Datenübermittlung in ein Drittland nur, soweit für das jeweilige Land ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt, andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind oder ein Ausnahmetatbestand im Sinne des Art. 49 DSGVO erfüllt ist.

Für die Aufnahme beziehungsweise Abwicklung eines Vertragsverhältnisses sind Sie verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten bereitzustellen. Dies ist erforderlich für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertragsverhältnisses und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen und gesetzlichen Pflichten.

Eine Durchführung des Vertrages ist ohne Bereitstellung dieser Daten nicht möglich.

Wir nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.