SENSO® Dienstplan – Die Software für die Personalplanung und das Zeitmanagement in Sozialen Einrichtungen

Händische Dienstplanungssysteme, wie z.B. die immer noch häufig vorzufindenden Tabellenkalkulationslösungen, sind fehleranfällig und im dynamischen Arbeitsalltag nicht praktikabel. Die Einhaltung vieler Restriktionen muss durch den Verantwortlichen dabei „intuitiv“ überprüft und die Verletzung arbeitsrechtlicher Bestimmungen durch aufwendige Prüfmechanismen ausgeschlossen werden. Das kann nicht der Weisheit letzter Schluss sein! 

Unsere Softwarelösung SENSO® Dienstplan unterscheidet sich deshalb in nahezu jeder Hinsicht von gängigen „Copy/ Paste“-Planungsprogrammen, angefangen bei der Datenbasis bis hin zum jahresübergreifenden automatischen Planungsansatz und den überaus mächtigen Prüf- und Plausibilisierungsmechanismen. SENSO® Dienstplan wurde speziell für den Einsatz in Sozialen Einrichtungen konzipiert und ist deshalb perfekt geeignet für Senioren- und Pflegeheime, Sozialstationen und Familienhilfe, Betreutes Wohnen, Behinderten- und Jugendhilfe sowie für andere im Sozialen Bereich tätige Dienstleister. 

Listen, Auswertungen und Statistiken mit SENSO® Dienstplan

SENSO® Dienstplan bietet Ihnen eine Vielzahl individuell parametrierbarer Auswertungen und Statistiken, z.B.:

DIE PLANUNG IN SENSO®

  • Dienstplanerstellung
  • Dienstplangenehmigung
  • Mitarbeiterpläne
  • Ausdruck der Dienstpläne und Arbeitszeitnachweise
  • Hauswirtschaft 
  • Technischer Dienst
  • Verwaltung

Grundlagen der Planung

Als Vorlage zur Dienstplanerstellung wird ein Rahmendienstplan für eine frei wählbare Anzahl von Wochen entworfen, der auf gesetzliche und tarifliche Anforderungen überprüft wird. Bei der Übernahme in den aktuellen Planungszeitraum sind nur noch Abwesenheiten und individuelle bzw. punktuelle Änderungen zu berücksichtigen. 

Eine Kernfunktion bildet neben der Dienstplanung die Personalsuche bei Ausfall einzelner Mitarbeiter.

In dieser Funktion

  • fließen alle Informationen aus Mitarbeiterstammdaten und Planungsdaten zusammen.
  • wird der Planer über den aktuellen Stand der Urlaubs- und Gleitzeitkonten informiert.
  • wird die Einhaltung der arbeitsrechtlichen und mitarbeiterspezifischen Vorgaben überprüft.
  • werden die Anforderungen des Personalbedarfs (z. B. für Spitzenzeiten oder für Pausenzeiten) geprüft.
  • werden Differenzen in wichtigen Bereichen unmittelbar farbig markiert und dem Planer bei Anwahl in ausführlicher Form dargestellt.

Bis zur Verabschiedung kann mit einer vorläufigen Version des Dienstplans der interne Abstimmungsprozess durchgeführt werden, so dass der Dienstplan erst nach der endgültigen Freigabe seinen offiziellen Status erhält und zum Aushang kommt. Änderungen in freigegebenen Dienstplanungen sind nur durch autorisiertes Personal möglich und werden in der Historie dokumentiert.

Im Rahmen der Planerstellung sind auch Vorabberechnungen für Schichtzulagen unter Berücksichtigung von Ausgleichszeiträumen möglich, so dass im Sinne einer Kostenoptimierung prospektiv auf entstehende Vergütungsansprüche reagiert werden kann.

Bereichsübergreifende Planung

Unsere Software unterstützt Sie fundiert und komfortabel bei der bereichsübergreifenden Planung und Kontrolle einzelner Wohnbereiche und Häuser oder auch hausübergreifend.

SENSO® Dienstplan liefert Ihnen eine schnelle, bereichsübergreifende Übersicht über

  • Besetzungen
  • stellenschlüsselbezogene Planung
  • Fachkraftquote

Filtern Sie individuell, z.B. nach

  • Einsatzbereich
  • Qualifikation
  • Funktion
  • Mitarbeiterkreis
  • Arbeitszeitkonten

Darstellung des Dienstplans

Damit der Dienstplan für jedes Auge ansprechend, übersichtlich und nachvollziehbar ist, bietet Ihnen unsere Software bei der Darstellung ein Höchstmaß an Freiheit:

  • wählbare Zeilenanzahl
  • wählbare Spaltenanzahl
  • Parametrierung von Kopf- und Fußbereich
  • nahezu unbegrenzte Symbolik
  • unbegrenzte Farbwahl
  • freie Definition der Suchfelder

MITARBEITERINFORMATIONSSYSTEM

  • Mitarbeiterstammdaten
  • Pflegequalifikation und Termine
  • Berechtigungen
  • Abwesenheiten
  • Arbeitszeit- und Urlaubskonto
  • Urlaubsplan als Jahresübersicht
  • Terminverwaltung
  • weitere Informationen für den Pflege- und Verwaltungsbereich

Die Mitarbeiterstammdaten bilden die Basis für die gesamte Dienstplanung. Hierfür steht ein Mitarbeiterinformationssystem zur Verfügung, in dem neben den für die Dienstplanung relevanten Daten weitere Informationen hinterlegt sind, die für das die Verwaltung und für den Pflegedienst benötigt werden (z. B. Gehaltsübersichten, spezielle Pflegebefähigungen, Terminüberwachung für Gesundheitsuntersuchungen). 

Externe Mitarbeiter, Auszubildende, freiwillige Hilfskräfte und Praktikanten werden ebenfalls darin geplant und verwaltet. Alle Mitarbeiter können sich ihren Dienstplan übersichtlich als Tages-, Wochen- oder Monatsliste anzeigen lassen.

Für die Dienstplanung werden insbesondere folgende Mitarbeiterdaten benötigt und gepflegt:

  • Qualifikation
  • Arbeitsbereich/Station/Abteilung
  • persönliche Arbeitszeiten gemäß Arbeitsvertrag
  • Tarife/Lohngruppen
  • individuelles Urlaubs- und Arbeitszeitkonto
  • individueller Terminplan
  • persönliche Wünsche hinsichtlich Arbeitszeit, Dienstplan und Urlaub

Mitarbeiterverwaltung

  • Mitarbeiterinformationssystem – abgestuft für die Verwaltung, den Pflegebereich und die Geschäftsführung
  • Zuordnung von Arbeits-, d. h. Wohn- und Pflegebereichen und zugehörigen Arbeitszeiten
  • detaillierte Festlegung von Benutzerrechten für den Datenzugriff
  • individuelle Einstufung der Pflegequalifikation
  • Überwachung von Terminen für Fortbildungsmaßnahmen oder ärztliche Untersuchungen des Pflegepersonals
  • Ausdruck von Listen und statistischen Auswertungen nach Bundesstatistikverordnung

PARAMETER FÜR SOLL-STUNDEN-BERECHNUNG

Umfangreiche Prüfmechanismen

  • Belastungsprofile
  • Bewertung von Abwesenheiten
  • Kalender und Monats-Soll-Stunden

Für frei definierbare Zeitscheiben kann ein differenziertes Belastungsprofil mit Minimal- und Durchschnittswerten des jeweiligen Personalbedarfs erfasst werden. Dieses Profil wird bei der Planung überprüft, so dass die Auslastung auf die tatsächlichen Bedürfnisse – wahlweise auch durch eine bereichsübergreifende Personalsuche – für jede einzelne Zeitscheibe oder auch für die gesamte Schicht abgestimmt werden kann.

SENSO® Dienstplan bietet in diesem Rahmen

  • die Berücksichtigung von erforderlichen Qualifikationen und Arbeitstagen des Personals.
  • eine automatische Plausibilitätsprüfung auf Basis gesetzlicher sowie tariflicher Bestimmungen und eventueller Dienstvereinbarungen.
  • die Kontrolle über die vorgeschriebene Fachkraftquote.

ZEITERFASSUNG

Ist-Zeiten und Lohnabrechnung

  • Erfassung von IST-Zeiten
  • Ermittlung von Lohnarten
  • Urlaubsberechnung gem. Tarif sowie erbrachter Schicht- und Nachtdienste

Zeiterfassung mit SENSO®

Zur Erfassung von Dienstzeiten eines Mitarbeiters gibt es prinzipiell folgende Möglichkeiten:

  • interne Erfassung in SENSO® Dienstplan durch Setzen von Ist-Zeit = Plan-Zeit und Eingabe eventueller Abweichungen; zusätzliche Investitionen für Zugangssysteme, Kartenleser usw. sind nicht erforderlich.
  • manuelle Erfassung der Zeitpunkte von Kommen und Gehen innerhalb von SENSO® Dienstplan
  • Übernahme der Daten von einem extern installierten Zeiterfassungssystem (z.B. KABA)

Alle drei Varianten sind in SENSO® realisiert. Für gängige Standardsoftware wie z.B. SAP R/3 HR, DATEV oder KIDICAP bietet SENSO® entsprechende Schnittstellen. Bei Übernahme der Daten von individuellen externen Zeiterfassungssystemen ist die Offenlegung der Schnittstelle erforderlich.

Vergütungsarten und Zeitzuschläge

Die Arbeitszeiten und eventuelle Zuschläge für Überstunden sowie für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit werden in Form von Lohnarten gemäß der gültigen Tarifregelung erfasst. Selbstverständlich können neben den normalen Zeitzuschlägen auch spezielle Vergütungen und Zuschläge für ausgezeichnete Tage (Silvester, Heiligabend usw.) hinterlegt werden.

Nach Übernahme bzw. Erfassung der Ist-Zeiten werden für die einzelnen Mitarbeiter die Lohnarten ermittelt und minutengenau ausgedruckt. Gleichzeitig werden die Übergabedaten für die einzelnen Zuschlagskategorien zur Übernahme in ein Lohn- und Gehaltsprogramm aufbereitet und stehen somit zur weiteren Lohnberechnung zur Verfügung. Zusätzlich werden die Zulagen für Wechselschichten und geschlossene Abteilungen aus den erfassten Arbeitszeiten ermittelt. Für die Ermittlung von Überstundenzuschlägen werden außerdem individuell parametrierbare Ausgleichszeiträume, z.B. 13 Wochen, ausgewertet.