SENSO® Mobil – Die Softwarelösung für
Ambulante Dienste in Sozialen Einrichtungen

Die Anforderungen an eine Software für den Ambulanten Dienst sind heute umfangreich und anspruchsvoll. Der gesamte Funktionsumfang von SENSO® Mobil und die damit einhergehende Arbeitsorganisation sei anhand der Strukturübersicht unten erläutert.

Ausgangspunkt der ambulanten Leistungsplanung sind für die medizinische Behandlungspflege die vorliegenden ärztlichen Verordnungen und für die übrigen Pflege- und Betreuungsleistungen sowie die hauswirtschaftliche Versorgung die von Pflegefachkräften erstellten Angebote. Diese vorgesehenen Maßnahmen werden im Rahmen einer Touren- (TP) und Dienstplanung (DPL) letztendlich in der Personaleinsatzplanung (PEP) räumlich und zeitlich strukturiert vorgegeben. Die daraus resultierenden Pläne können ausgedruckt und zur Grundlage der täglichen Einsätze von den Mitarbeitern genutzt werden. Optional ist aber auch die Übertragung auf mobile Endgeräte, wie etwa Smartphones oder Tablets, möglich.

Auch ein elektronisches Fahrtenbuch kann auf diesem Wege, sozusagen nebenbei, komfortabel geführt werden.

Die erzielten Abrechnungsdaten werden an die Finanzbuchhaltung übergeben bzw. mittels E-Mail an die Datenannahmestellen gemäß § 302 SGB V und § 105 SGB XI übermittelt. Aus den Arbeitszeiten ergeben sich die Arbeitszeitkonten und Lohnarten für die Mitarbeiter. Letztere stehen für die weitere Auswertung dem Lohn- und Gehaltssystem zur Verfügung.

Da sich das mobile Datenendgerät in der Regel über das Telefonnetz online mit dem EDV-System synchronisiert, kann es darüber hinaus als allgemeines Kommunikationsmedium zwischen Außendienst und Zentrale dienen.

Durch die Nutzung von SENSO® Mobil mit der Oracle-Mobile-Server-Technologie ist eine kontinuierliche und sichere Übertragung aller Daten und Informationen gewährleistet. Selbst bei Unterbrechung der Netzwerkverbindung wird sichergestellt, dass die zwischenzeitlich erfassten Daten unmittelbar nach Wiederherstellung der Verbindung aktualisiert werden und direkt zur Verfügung stehen. Dadurch ist ein Arbeiten ohne Unterbrechung, unabhängig von der Qualität der Datenverbindung, auch unter schwierigen Bedingungen möglich.

DIE SENSO® MOBIL APP

Aktuellste Information und effektive Leistungserfassung

Allein aufgrund der ausgedruckten Tourenpläne kann die mobile Pflege organisiert werden. Die optimale Arbeitsorganisation und Auftragsabwicklung ist aber erst durch den Einsatz der App SENSO® Mobil gegeben. Der gesamte Ablauf von der Information der Pflegekraft über den Einsatz des besuchten Klienten bis zur Leistungserfassung vor Ort erfolgt papierlos und so zeitnah wie möglich mit Hilfe des mobilen Endgerätes (Smartphone, Tablet). Dabei werden wichtige Klientendaten und die Daten der Tourenplanung mit allen aktuellen Änderungen, z. B. plötzliche Abwesenheiten von Klienten, laufend dahin übertragen. Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

  • flexible Auswahl von Touren und Mitarbeitern mit Passwortschutz
  • Navigation zu den einzelnen Klientenadressen
  • telefonische Anrufe aus der App heraus mit Übernahme der Telefonnummer zum Klienten bzw. seinen Angehören oder Ärzten
  • Anzeige der zu erbringenden geplanten Leistungen
  • Abzeichnen (Quittieren) der durchgeführten, geplanten Leistungen und Erfassung von Vitaldaten sowie zusätzlich erbrachter Leistungen
  • Erfassung von Durchführungszeiten bei Leistungen zur Abrechnung nach Zeitaufwand
  • Erfassung von ergänzenden Berichten zur Tour und zum Besuch
  • netzunabhängige Betriebsweise, d. h. auch bei Netzausfall kann die App auf dem mobilen Endgerät autark genutzt werden
  • ergonomische Unterstützung durch farbliche Symbole wie z. B. gemäß der obigen Abbildungen

Grundlage der Abrechnung - Kontrolle, Korrektur und Quittierung

Die in der SENSO® Mobil App erfassten Daten werden zur Tourenplanung zurück übertragen und stehen hier zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Das bedeutet im Einzelnen:

  • Übertragung der Leistungserfassung aus den mobilen Endgeräten zu SENSO® Mobil
  • Anzeige aller Informationen aus der Leistungserfassung
  • Möglichkeit zur Überprüfung und Korrektur der Daten (z. B. für Behandlungsdauer und Zeitpunkt, Berichtseinträge, Zusatzleistungen)
  • Erlöskontrolle für Soll-Ist-Vergleich
  • Freigabe der Daten für die Abrechnung
  • Übergabe der Ist-Arbeitszeiten an die Arbeitszeiterfassung des Dienstplans

Für die Kontrolle sind die übertragenen Daten in verschiedenen Ansichten abrufbar. Besonders beliebt ist die an den Leistungsnachweisen angelehnte Bildschirmdarstellung vor der unmittelbaren Abrechnung unter Berücksichtigung aller sonstigen Daten und Parameter. Das ermöglicht

  • den unmittelbaren Abgleich zwischen den vorliegenden Daten und dem handschriftlich ausgefüllten und vom Klienten unterzeichneten Leistungsnachweis, aufgeschlüsselt nach Leistungstyp SGB XI, SGB V, privat und Zusatzleistungen
  • den Hinweis auf nicht genehmigte Leistungen
  • weitergehende Plausibilitätskontrollen wie z. B. auf Abwesenheiten des Klienten
  • weitere Korrekturmöglichkeiten

FLEXIBLE TOURENPLANUNG

Die Tourenplanung bildet ein Herzstück von SENSO® Mobil. Sie basiert auf der Übernahme der in den Verordnungen bzw. Angeboten vereinbarten Leistungen, aus deren Pool die Verteilung der Besuche beim Klienten auf die einzelnen Touren innerhalb des Planungszeitraums erfolgt:

  • einfache Verteilung bzw. Planung der Besuche mittels Maus (Drag and Drop)
  • optional Zusammenfassung der einzelnen Maßnahmen zu einem Besuch
  • Verwaltung von Wegezeiten
  • Anzeige des Tourverlaufs auf Stadtplan/Landkarte mit Angabe von Fahrzeiten und Streckenlängen
  • Einbeziehung von Terminen (Vor- und Nachbereitungszeiten, Dienstbesprechungen, Amtsgängen, speziellen Kliententerminen u. a.)
  • Darstellung bevorzugter Planungsbereiche gemäß Zeitkorridor für Wunschzeiten
  • Erleichterung der Planung durch Erstellung von Grund-/Rahmenplänen und deren Übertragung auf aktuelle Planungszeiträume
  • integrierte Fahrzeugverwaltung mit Fahrtenbuch und Überwachung von Wartungsterminen
  • Erstellung von Einsatzplänen für die Mitarbeiter durch automatische Übernahme der im Dienstplan zugewiesenen Dienste
  • umfangreiche Anpassungs- und Parametrierungsmöglichkeiten (Farbauswahl, Bezeichnungen, Toleranzen für Vorgabezeiten u. a.)
  • tageweiser Ausdruck der Tourenpläne zur täglichen Leistungserfassung in der Abrechnungsstelle (wenn keine mobile Erfassung genutzt wird)
  • Übermittlung der Einsatzpläne auf das mobile Endgerät (Smartphone, Tablet) der Mitarbeiter
  • ergonomische Unterstützung durch farbliche Differenzierung (z. B. Unterscheidung von SGB V, SGB XI, privat) und farbliche Symbole bei Verletzungen von Plausibilitäten und anderen Vorgaben

Erlöskontrolle in der Tourenplanung

Im Rahmen der Tourenplanung sollten Touren erstellt werden, die zumindest kostendeckend sind bzw. einen positiven Deckungsbeitrag erzielen. Die dabei entstehenden Ergebnisse müssen bis auf den einzelnen Besuch heruntergebrochen werden, um z. B. nicht wirtschaftliche Wegstrecken oder Besuche infolge ungeschickter Touraufteilungen zu erkennen. Für Controlling und Optimierung der Touren stehen folgende Informationen bzw. Maßnahmen zur Verfügung:

  • Gegenüberstellung von Erlösen und Kosten auf Tour-, Besuchs- und Leistungsebene
  • Vergleich der Werte bezogen auf
    - Planung (Soll-Werte)
    - durchgeführte Besuche (Ist-Werte)
    - Soll-Ist-Vergleich
  • Berücksichtigung der individuellen Personalkosten
  • Möglichkeit zur Optimierung auf Basis der angezeigten Abweichung durch Anpassung der Planungsdaten (Fahrzeiten, Touranpassung bzw. Touraufteilung, Leistungsanpassung, Änderung des Personaleinsatzes)

ABRECHNUNG UND AUSWERTUNGEN

Abrechnung

Die Abrechnung der erfassten und zur Abrechnung freigegebenen Daten stellt die wesentliche Kernfunktion von SENSO® dar. Dabei stellt die Abrechnung verschiedene Varianten und Funktionen zur Verfügung:

  • einstellbar für bundeslandspezifische Regelungen
  • monatliche Rechnungsläufe für alle Klienten oder auch Abrechnung für einzelne Klienten
  • Erstellung von beliebig wiederholbaren Proberechnungen
  • Abrechnung von Mischformen, d. h. kombinierten Betreuungsformen wie z. B. Tagespflege mit Fahrdienst und ambulanter Pflege, Betreutes Wohnen mit ambulanter und Kurzzeitpflege
  • Abrechnung von Leistungen von Essen auf Rädern, Hausnotruf u. ä.
  • Übergabe der Rechnungsdaten an diverse Finanzbuchhaltungen gemäß Pflegebuchführungsverordnung
  • Datenübermittlung gemäß SGB V § 302 und SGB XI § 105 an Datenannahmestellen
  • Abrechnung nach Zeitaufwand
  • Abrechnung von Beihilfeberechtigten
  • Rückrechnung bei rückwirkender Änderung der Pflegegrade
  • Rückrechnung bei rückwirkendem Kostenträgerwechsel
  • getrennte Rechnungen an regionale Pflegekassen für § 45b SBG XI

Auswertungen

Auf Basis der erzeugten Rechnungsdaten werden in dem Programm umfangreiche Auswertungen nach Vorgaben des MDK bzw. der Kontenträger zur Verfügung gestellt, zum Beispiel:

  • erzielte Umsätze gemäß Leistungstyp (SGB V, SGB XI, privat) bezogen auf
    - Kostenträger und Kostenträgergruppen
    - Einzelleistung
    - Tour
    - Klienten
    - Mitarbeiter (anonymisiert)
  • dienstübergreifende Auswertungen im Rahmen von Benchmarking

Diese Funktion kann um weitere individuelle Auswertungen ergänzt werden, z. B. durch einen Datenexport nach EXCEL zur weiteren Bearbeitung durch den Anwender.

KLIENTENNAHE DOKUMENTATION

Zugriff und Verfügbarkeit der aktuellen Pflegedokumentation sind sowohl in der Zentrale des Pflegedienstes als auch beim Klienten vor Ort zu gewährleisten, z. B. für den Hausbesuch des Arztes, für die Überweisung in ein Krankenhaus oder zur Information der Angehörigen. Deshalb werden beim Klienten vor Ort die erforderlichen Informationen in der Regel auf Papier in der Pflegemappe hinterlegt.

Mit SENSO® Mobil haben Sie zusätzlich die Wahl: Die Softwarelösung lässt sich zum Abruf des zuletzt aktualisierten Datenbestandes auf diversen Endgeräten bequem nutzen. Die zu dokumentierenden Ereignisse und Befunde werden dann direkt beim Klienten erfasst und fortgeschrieben, von wo sie anschließend zum zentralen Server übertragen werden. Alternativ können aber auch die mit den persönlichen Daten des Klienten vorgedruckten Formulare manuell ausgefüllt werden. Für die anschließende Nacherfassung und zur Ergänzung der Daten sowie zum Ausdruck für die Pflegemappe wird der Arbeitsplatz in der Zentrale genutzt.

Insgesamt ergeben sich damit folgende Vorteile:

  • laufende Information über den Stand der Leistungserbringung
  • umfangreiches Berichtswesen inkl. Erfassung neuer Berichte
  • Durchführung und Anzeige aller Assessments
  • Wundmanagement
  • Übersicht und Erfassung von Vitaldaten
  • kontextuelle Einsteigerhilfen
  • Fachwissen online verfügbar

In einigen Bundesländern deutet sich die Tendenz an, auf die Hinterlegung der Pflegemappe beim Klienten zu verzichten. Diese wird nur noch zentral geführt, steht aber nach wie vor auf mobilen Geräten vor Ort vollumfänglich zur Verfügung. Beim Patienten befindet sich nur noch ein Notfallblatt oder ein Verlegungsbericht für das Krankenhaus mit den wichtigsten pflegerischen und medizinischen Informationen.